CONSTITUTION DE L’ASSOCIATION CANADIENNE POUR L’ÉTUDE DU RENSEIGNEMENT ET DE LA SÉCURITÉ

 

  1. INTERPRÉTATION

 

1.01  Définitions et interprétation.

 

a.       « Association » désigne l’Association canadienne pour l’étude du renseignement et de la sécurité;

 

b.      « Conseil » désigne le Conseil d’administration;

 

c.       « Constitution » désigne le document tel qu’amendé de temps en temps; « Officier » désigne le (la) président(e), le (la) vice-président(e) ou le (la) secrétaire-trésorier(ère) ou tout autre personne ainsi désignée par écrit par le Conseil; et

 

d.      « majorité simple » signifie cinquante pour cent plus un du vote lors d’une réunion.

 

 

  1. OBJECTIFS DE L’ASSOCIATION

 

2.01  Objectifs de l’Association. Les objectifs de l’Association sont :

 

a.       Encourager et promouvoir l’étude et l’enseignement dans les disciplines de la sécurité et du renseignement dans les collèges et universités canadiennes;

 

b.      Encourager la recherche dans les secteurs de la sécurité et du renseignement dans l’intérêt des études supérieures, du savoir et d’une opinion publique informée;

 

c.       Fournir un forum interdisciplinaire à travers lequel les chercheurs, les professionnels (en fonction ou retraités) et autres peuvent se rencontrer et discuter de sujets liés au renseignement et à la sécurité;

 

d.      Fournir un puits d’expertise au public intéressé dans le but de faciliter la sensibilisation et la compréhension des activités de la communauté du renseignement et de la sécurité;

 

e.       Tenir une rencontre et une conférence annuelle ainsi que des conférences spéciales portant sur des thèmes particuliers;

 

f.        Publier électroniquement et de façon régulière de l’information à propos de l’Association, de ses activités et autres informations pertinentes au mandat de l’Association;

 

g.       Étudier le rôle des services de sécurité et de renseignement dans la société, encourager l’accumulation de connaissances à propos de ces activités, étudier les relations entre les agences de sécurité et de renseignement, les institutions gouvernementales et les valeurs constitutionnelles de la société.

 

 

2.02     À but non lucratif : L’Association devra être gérée sans but lucratif pour ses membres et tous les profits ou surplus de l’Association devront être voués à la promotion de ses objectifs.         

 

3. SECRÉTARIAT

 

3.01 Secrétariat. L’Association sera desservie par un secrétariat permanent, dirigé par un(e) secrétaire exécutif(ve) nommé(e) et composé d’un personnel prévu, en temps et lieu, par le Conseil. La rémunération des membres permanents du secrétariat sera déterminée annuellement entre ceux-ci et le Conseil, sur avis du(de la) secrétaire exécutif(ve). Le secrétariat sera situé à Ottawa mais pourra être déplacé ailleurs au meilleur des intérêts de l’Association, avec l’approbation des membres.

 

4.0 CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

4.01 Composition. L’Association sera gérée par un conseil d’administration, connu sous le nom de Conseil. Le Conseil consistera à pas moins de sept et pas plus de onze administrateurs élus par les membres. De plus, le(la) président(e) sortant(e) immédiat(e) de l’Association devra être membre de droit du Conseil. L’administrateur(trice) du site Internet de l’ACERS sera aussi un membre de droit, lorsque ce poste ne sera pas déjà occupé par un(e) administrateur(trice) élu(e).

 

4.02 Éligibilité. Seulement les membres réguliers de l’Association qui sont de bonne réputation pourront occupés ou demeurés administrateur.

 

4.03 Élection. Les administrateurs devront être élus pour un mandat de deux ans à une majorité simple des membres à l’Assemblée générale annuelle.

 

4.04 Démission. Une administrateur (trice) peut se retirer de son poste en envoyant une lettre de démission au(à la) président(e).

 

4.05 Révocation. Tout administrateur(trice) peut être révoqué(e) de son poste avant la fin de son mandat par une résolution adoptée à majorité simple à une assemblée générale spéciale des membres appelée dans ce but.

 

4.06 Remplacement. Tout poste d’administrateur devenant vacant entre les assemblées générales annuelles peut être comblé par un vote à majorité simple du Conseil d’administration. L’administrateur(trice) nommé(e) comme remplaçant(e) servira durant le mandat non expiré de son prédécesseur.

 

4.07 Rémunération. Les administrateurs ne recevront pas de rémunération liée à leurs fonctions comme administrateur. Ils pourront être remboursé pour les dépenses encourues dans l’exécution de leurs fonctions.

 

5.0 POUVOIRS DE L’EXÉCUTIF

 

5.01 Gestion. Le Conseil gérera toutes les affaires de l’Association sauf celles réservées expressément aux membres par la Constitution. Le Conseil sera supporté par un secrétariat permanent, dirigé par un(e) secrétaire exécutif(ve) nommé(e).

 

5.02 Pouvoirs de délégation. Le Conseil peut déléguer à un comité incluant un ou plus d’un de ses membres, pour une période et des conditions déterminées, tous pouvoirs sauf ceux en lien avec :

 

a.       La convocation de réunions des membres ou du Conseil;

b.      Combler les postes vacants au sein du Conseil ou du Bureau de direction;

c.       Déterminer les pouvoirs et fonctions des membres du Bureau de direction; et

d.      Déterminer le lieu du secrétariat.

 

Le Conseil peut révoquer cette délégation à tout moment.

 

6. RÉUNIONS DU CONSEIL

 

6.01 Avis. Les réunions du Conseil d’administration devront être convoquées par le(la) président(e) et tenu au moment et au lieu qu’il aura déterminé. Il(Elle) devra convoqué une réunion si deux directeurs le demandent. Il(Elle) aura quatorze jours pour ce faire au lieu de quoi, deux directeurs pourront eux-mêmes convoquer une réunion. L’avis de convocation devra être reçu par chacun des administrateurs au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion, et devra être envoyé à la dernière adresse connue de façon à ce que l’avis de convocation soit reçu, en calculant le délai normal de livraison, à cette adresse cinq jours ouvrables avant la date prévue de ladite réunion.

 

6.02 Assemblée annuelle. À moins que le(la) président(e) entrant(e) en est décidé(e) autrement, il devra y avoir une réunion du nouveau Conseil élu suivant l’Assemblée générale annuelle, au moment et au lieu déterminé par le(la) président(e).

 

6.03 Lieu. À moins d’avis contraire du Conseil, les réunions du Conseil se tiendront au secrétariat de l’Association.

 

6.04 Quorum. Le quorum des réunions du Conseil sera la majorité des administrateurs. Le quorum devra se maintenir tout au long de la réunion.

 

6.05 Vote. Tous les administrateurs, incluant le(la) président(e) de la réunion, a un vote. Les décisions du Conseil seront approuvées à majorité simple. Dans le cas d’un vote égal, le(la) président(e) de la réunion ne peut voter mais pourra le faire s’il(elle) s’est déjà abstenu(e).

 

6.06 Participation par d’autres moyens. Avec le consentement de la majorité du Conseil, une réunion pourra être tenue en conférence téléphonique ou par d’autres moyens électroniques.

 

6.07 Proposition écrite. Une proposition écrite, signée par tous les administrateurs éligibles à voter sur un sujet donné à une réunion de l’exécutif aura la même portée et les même effets que si elle avait été présentée à une réunion dûment convoquée à cet effet.

 

7. DIRECTION

 

7.01 Direction. Les membres du Bureau de direction de l’Association seront le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la) secrétaire-trésorier(ère), les représentant(e)s régionaux et le(la) secrétaire exécutif(ve).

 

7.02 Durée du mandat. Les membres du Bureau de direction pourront occuper leur fonction plus d’un mandat si les membres votent en ce sens à l’Assemblée générale annuelle.

 

7.03 Élection des membres du Bureau de direction. Immédiatement après l’élection des membres du Bureau de direction, les membres de l’Assemblée générale annuelle, à majorité simple éliront, parmi les membres du Conseil d’administration, les postes des membres du Bureau de direction qui n’auront pas été comblés,

 

7.04 Fin du mandat et postes vacants. Les membres du Bureau de direction de l’Association devront demeurer en fonction jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus ou nommés. Le Conseil peut combler, parmi ses membres, tout poste devenant vacant entre les Assemblées générales annuelles.

 

7.05 Pouvoirs et devoirs. En accord avec la présente constitution, les pouvoirs et fonctions des membres du Bureau de direction de l’Association seront déterminés dans le temps par le Conseil.

 

7.06 Président(e). Le(la) président(e) sera le(la) directeur(trice) général(e) de l’Association. À moins de ne pouvoir le faire, il servira à titre de président(e) d’assemblée à toutes les réunions du Conseil et des membres de l’Association.

 

7.07 Vice-président(e). Le(la) vice-président(e) a normalement la responsabilité de la planification du colloque de l’ACERS. Si, en quelques occasions, le(la) président(e) est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, le(la) vice-président(e) devra assumer les pouvoirs et s’acquitter des tâches du(de la) président(e).

 

7.08 Secrétaire-trésorier(ère). Le(la) secrétaire-trésorier(ère) aura la responsabilité de l’administration générale des finances de l’Association.

 

7.09 Secrétaire-exécutif(ve). Le(la) secrétaire exécutif(ve) sera nommé(e) par le(la) président(e), sur approbation du Conseil. Le(la) secrétaire exécutif(ve) devra faire rapport au(à la) président(e) et sera responsable de la gestion efficace et efficiente du secrétariat, de l’administration courante des affaires de l’Association selon les directives du(de la) président(e), au nom du Conseil et offrira son support aux autres affaires du Conseil comme requis par ce dernier.

 

7.10 Représentant(e)s régionaux. Il y aura normalement un(e) représentant(e) régional(e) pour chacune des régions suivantes : l’Atlantique, Québec, la région de la Capitale nationale, Ontario, les provinces des Prairies et la Colombie-Britannique.

 

7.11 Autres membres du Bureau de direction. Il devra y avoir au moins un gestionnaire pour le site Internet de l’ACERS. Celui-ci sera membre de droit du Conseil.

 

8. NOMINATIONS

 

8.01 Comité de nomination des candidatures. Chaque année, le Comité de nomination des candidatures consistera en un(e) président(e) de comité et de deux à quatre autres membres désignés par le Conseil. La présidence sera occupée par le(la) président(e) sortant(e) immédiat(e) ou, si le(la) président(e) sortant(e) ne peut occuper la présidence, le(la) président(e).

 

8.02 Liste des candidats. Le Comité de nomination des candidatures préparera une liste de candidat(e)s pour l’élection des administrateurs et des membres du Bureau de direction à l’Assemblée générale annuelle. La liste des candidatures devra être représentative, autant que possible, des provinces et régions du Canada. Le Comité de nomination des candidatures devra faire rapport de sa liste provisoire de candidat(e)s au Conseil, pour approbation par une majorité simple de ses membres. Le Conseil devra inclure cette liste avec l’avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle. L’avis devra inclure les procédures par lequel des candidats additionnels pourront être nommés à l’élection des administrateurs et des membres du Bureau de direction.

 

8.03 Changements dans la liste. L’élection des administrateurs et des membres du Bureau de direction sera valide nonobstant que la liste des candidats préparée par le Comité de nomination des candidatures et envoyé avec l’avis de convocation de l’Assemblée générale annuelle est inévitablement incomplète ou sujet à changements avant l’assemblée.

 

8.04 Autres nominations. Sauf contraire à la constitution, les candidats à l’élection des administrateurs et des membres du Bureau de direction peuvent être nommés par tout membre de l’Association, par écrit cinq jours ouvrables avant l’Assemblée générale annuelle, ou durant l’Assemblée.

 

9. MEMBRES

 

9.01 Catégories. L’Association sera composée de membres réguliers et de membres honoraires. Seulement les membres réguliers ont le droit de vote.

 

9.02 Membres réguliers. Quiconque paie les frais d’inscription en vigueur pour l’année courante sera un membre régulier.

 

9.03 Membres honoraires. Le Conseil ou les membres, à une réunion des membres, peut conférer une adhésion honoraire à toute personne qui, selon leur opinion, mérite un tel honneur.

 

9.04 Frais de cotisation. Les frais de cotisation annuels pour l’adhésion régulière à l’Association seront déterminés par les membres à l’Assemblée générale annuelle. L’adhésion sera payable annuellement en-deçà de trente jours sur réception de l’avis d’autorisation du Conseil et dans tous les cas avant l’Assemblée générale annuelle de l’Association.

 

9.05 Révocation des membres. Une réunion générale des membres peut, par résolution adoptée par au moins les deux tiers des membres présents, mettre fin à l’adhésion d’un membre pour une raison qui, selon l’avis des membres présents à la réunion, justifie une telle action.

 

10. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES

 

10.01 Assemblée générale annuelle. L’Assemblée générale annuelle de l’Association devra se tenir en un lieu, une date et une heure déterminés par le Conseil, et dans tous les cas avant l’expiration du délai de dix-huit mois depuis la dernière Assemblée générale annuelle.

 

10.02 Ordre du jour de l’Assemblée. L’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle inclura :

 

a.       La réception et l’approbation de l’état financier de l’année précédente et le budget pour l’année subséquente;

b.      L’élection du Conseil parmi les candidats nommés par le Comité de nominations des candidatures ou par tout autre membre; et

c.       Le traitement de toutes autres questions comme il se doit devant l’Assemblée générale annuelle.

 

10.03 Plébiscites. S’il est considéré qu’une décision d’adhésion est requise entre les Assemblées générales annuelles, le Conseil peut mener un plébiscite par la poste ou par tout autre moyen électronique parmi les membres réguliers de l’Association.

 

10.04 Plébiscites demandés par les membres. Vingt-cinq membres ou plus peuvent demander au(à la) président(e) de mener un plébiscite parmi les membres réguliers, sur une quelconque question ou des questions telles qu’inscrites dans la requête, les coûts devant être défrayés par les requérants. La présidence devra, en consultation avec le Conseil, mener le plébiscite en-deçà de trente jours après réception de la requête.

 

10.05 Avis de convocation. Un avis de convocation des membres devra être envoyé aux membres détenant le droit d’assister à l’Assemblée, soit en envoyant l’avis par écrit à l’adresse du membre comme elle apparaît dans le registre de l’Association. L’avis de convocation devra inclure les procédures pour demander que des avis de motions soient discuter à la réunion.

 

10.6 Irrégularités dans l’avis de convocation. Une assemblée des membres sera jugée valide en dépit de toute irrégularité dans l’avis de convocation, de toute incapacité accidentelle de fournir un avis à un membre ou par le fait qu’un avis ne se soit pas rendu à un membre.

 

10.7 Présidence de l’Assemblée. Le(la) président(e), ou en son absence, le(la) vice-président(e), présidera l’assemblée des membres. En l’absence du(de la) président(e) ou du(de la) vice-président(e), les membres présents peuvent choisir un(e) président(e) d’assemblée parmi eux. Le(la) président(e) d’une assemblée des membres peut voter comme membre, mais dans le cas d’un vote égal, ne pourra exercer son vote.

 

10.8 Quorum. Le quorum à une assemblée des membres consistera en 10 membres présents lors du début de la réunion.

 

10.09 Poursuite de l’Assemblée. Si le quorum n’est pas constitué en-deçà de 30 minutes après l’heure prévue du début de la réunion, alors la réunion pourra procéder avec les membres présents à ce moment. Dans le cas où le nombre de membres présents tombent en-deçà de 15 personnes durant la réunion, la réunion sera considérée comme ayant atteint quorum en ce qui a trait à toutes les questions.

 

10.10 Avis de motion. Exception faite de ce qui est inscrit dans la Constitution, une motion peut être soumise à une réunion des membres seulement si le Conseil en a été informé par écrit, au moins cinq jours ouvrables avant la réunion. Le Conseil fera tous les efforts raisonnables pour communiquer, le plus tôt possible avant la tenue de la réunion, l’avis de motion à tous les membres qui seraient susceptibles d’être présents à la réunion.

 

10.11 Exemption d’avis. Une motion pour laquelle un avis n’a pas été donné suivant la procédure de la Constitution pourrait être soumise et votée à la réunion si la majorité des membres présents sont d’accord.

 

10.12 Vote. Toute question requérant un vote à une réunion des membres sera soumise à un vote à main levée, à moins qu’un vote par scrutin soient requis ou que le(la) président(e) d’Assemblée juge nécessaire un vote par scrutin. Une déclaration du(de la) président(e) de l’Assemblée que la résolution a été acceptée ou rejetée est une preuve concluante et il ne sera pas nécessaire de présenter le nombre ou le pourcentage de votes enregistrés pour ou contre la résolution.

 

10.13 Vote par scrutin. Un vote pourra être tenu à la discrétion du(de la) président(e) de l’Assemblée, ou à la demande d’une majorité de membres présents. Chaque scrutin comprendra le nom du membre et son vote.

 

11. SITE INTERNET.

 

11.01 Site Internet. L’ACERS maintiendra un site Internet, conformément aux objectifs de l’Association.

 

11.02 Administrateur du site. Il devra y avoir au moins un administrateur du site. Elle ou il sera en fonction normalement pour un mandat de deux ans. L’administrateur du site est nommé par le Conseil et sera un membre de droit du Conseil à moins d’être déjà un membre élu du Conseil. L’administrateur(trice) du site préparera un bref rapport annuel devant être soumis à l’Assemblée générale annuelle.

 

11.06 Politique du site. L’administrateur du site Internet de l’ACERS administrera le site Internet. Le site Internet est un outil de l’Association et sert à promouvoir ses objectifs. Les membres du Conseil d’administration ont la responsabilité collective de surveiller le contenu du site dans l’intérêt des membres de l’Association.

 

12. ANNÉE FINANCIÈRE

 

12.01 Année financière. L’année financière de l’Association se terminera le 30 avril de chaque année du calendrier.

 

12.02 Vérificateur(trice) des comptes. La nomination de vérificateurs(trices) peut être annulée par une motion dûment approuvée à une assemblée générale annuelle.

 

13. CONTRATS ET OPÉRATIONS BANCAIRES

 

13.01 Contrats. À moins de décision contraire, tout contrat ou autre document requérant la signature de l’Association peut être signé par un membre du Bureau de direction, si la signature d’un tel document entre dans l’exercice régulier de ses fonctions. Le Conseil peut, en général ou de façon spécifique, autoriser tout autre personne à signer tout document, au nom de l’Association.

 

13.02 Lettres de change. Les chèques ou tout autre instrument négociable rédigés, acceptés ou endossés au nom de l’Association, ou toute autorisation à une institution financière de faire un transfert de fonds à un tiers parti, doit être signé par le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la) secrétaire-trésorier(ère) ou tout autre personne autorisée par le Conseil.

 

14. MODIFICATION DE LA CONSTITUTION

 

14.01 Abrogation ou modification. La Constitution peut être abrogée ou modifiée par une majorité des deux tiers des membres votant sur une abrogation ou une modification à une Assemblée générale annuelle, considérant qu’un avis de cette abrogation ou de cette modification a été donné dans l’avis de convocation à cette assemblée. Dix membres ou plus peuvent demander au Conseil d’inclure dans l’avis de convocation de l’Assemblée générale annuelle une proposition d’abrogation ou de modification à la Constitution. Un tel avis peut être envoyé par la poste ou par tout autre moyen électronique.

 

Versions

 

La Constitution originale date du 28 février 1989.

Amendement 1 : Constitution amendée à l’Assemblée générale annuelle de Toronto, le 12 juin 1999.

Amendement 2 : Constitution amendée à l’Assemblée générale annuelle de Vancouver, le 18 octobre 2003.