CONSTITUTION DE L’ASSOCIATION CANADIENNE POUR L’ÉTUDE DU RENSEIGNEMENT ET DE LA SÉCURITÉ
1.01 Définitions et interprétation.
a. « Association » désigne l’Association canadienne pour l’étude du renseignement et de la sécurité;
b.
«
Conseil » désigne le Conseil d’administration;
c.
« Constitution »
désigne le document tel qu’amendé de temps en temps; « Officier »
désigne le (la) président(e), le (la) vice-président(e) ou le (la)
secrétaire-trésorier(ère) ou tout autre personne ainsi désignée par écrit par
le Conseil; et
d.
« majorité
simple » signifie cinquante pour cent plus un du vote lors d’une réunion.
2.01 Objectifs de l’Association. Les objectifs de l’Association
sont :
a. Encourager et promouvoir l’étude et l’enseignement dans les disciplines de la sécurité et du renseignement dans les collèges et universités canadiennes;
b.
Encourager
la recherche dans les secteurs de la sécurité et du renseignement dans
l’intérêt des études supérieures, du savoir et d’une opinion publique informée;
c.
Fournir
un forum interdisciplinaire à travers lequel les chercheurs, les professionnels
(en fonction ou retraités) et autres peuvent se rencontrer et discuter de
sujets liés au renseignement et à la sécurité;
d.
Fournir
un puits d’expertise au public intéressé dans le but de faciliter la
sensibilisation et la compréhension des activités de la communauté du
renseignement et de la sécurité;
e.
Tenir
une rencontre et une conférence annuelle ainsi que des conférences spéciales
portant sur des thèmes particuliers;
f.
Publier
électroniquement et de façon régulière de l’information à propos de
l’Association, de ses activités et autres informations pertinentes au mandat de
l’Association;
g.
Étudier
le rôle des services de sécurité et de renseignement dans la société, encourager
l’accumulation de connaissances à propos de ces activités, étudier les
relations entre les agences de sécurité et de renseignement, les institutions
gouvernementales et les valeurs constitutionnelles de la société.
2.02 À but non lucratif : L’Association
devra être gérée sans but lucratif pour ses membres et tous les profits ou
surplus de l’Association devront être voués à la promotion de ses objectifs.
3.
SECRÉTARIAT
3.01 Secrétariat.
L’Association sera desservie par un secrétariat permanent, dirigé par un(e)
secrétaire exécutif(ve) nommé(e) et composé d’un personnel prévu, en temps et
lieu, par le Conseil. La rémunération des membres permanents du secrétariat
sera déterminée annuellement entre ceux-ci et le Conseil, sur avis du(de la) secrétaire
exécutif(ve). Le secrétariat sera situé à Ottawa mais pourra être déplacé
ailleurs au meilleur des intérêts de l’Association, avec l’approbation des
membres.
4.0 CONSEIL
D’ADMINISTRATION
4.01 Composition.
L’Association sera gérée par un conseil d’administration, connu sous le nom de
Conseil. Le Conseil consistera à pas moins de sept et pas plus de onze
administrateurs élus par les membres. De plus, le(la) président(e) sortant(e)
immédiat(e) de l’Association devra être membre de droit du Conseil. L’administrateur(trice)
du site Internet de l’ACERS sera aussi un membre de droit, lorsque ce poste ne
sera pas déjà occupé par un(e) administrateur(trice) élu(e).
4.02 Éligibilité.
Seulement les membres réguliers de l’Association qui sont de bonne réputation
pourront occupés ou demeurés administrateur.
4.03 Élection.
Les administrateurs devront être élus pour un mandat de deux ans à une majorité
simple des membres à l’Assemblée générale annuelle.
4.04 Démission.
Une administrateur (trice) peut se retirer de son poste en envoyant une lettre
de démission au(à la) président(e).
4.05 Révocation.
Tout administrateur(trice) peut être révoqué(e) de son poste avant la fin de
son mandat par une résolution adoptée à majorité simple à une assemblée
générale spéciale des membres appelée dans ce but.
4.06 Remplacement.
Tout poste d’administrateur devenant vacant entre les assemblées générales
annuelles peut être comblé par un vote à majorité simple du Conseil
d’administration. L’administrateur(trice) nommé(e) comme remplaçant(e) servira
durant le mandat non expiré de son prédécesseur.
4.07 Rémunération.
Les administrateurs ne recevront pas de rémunération liée à leurs fonctions
comme administrateur. Ils pourront être remboursé pour les dépenses encourues
dans l’exécution de leurs fonctions.
5.0
POUVOIRS DE L’EXÉCUTIF
5.01 Gestion.
Le Conseil gérera toutes les affaires de l’Association sauf celles réservées
expressément aux membres par la Constitution. Le Conseil sera supporté par un
secrétariat permanent, dirigé par un(e) secrétaire exécutif(ve) nommé(e).
5.02 Pouvoirs
de délégation. Le Conseil peut déléguer à un comité incluant un ou plus
d’un de ses membres, pour une période et des conditions déterminées, tous
pouvoirs sauf ceux en lien avec :
a.
La
convocation de réunions des membres ou du Conseil;
b.
Combler
les postes vacants au sein du Conseil ou du Bureau de direction;
c.
Déterminer
les pouvoirs et fonctions des membres du Bureau de direction; et
d.
Déterminer
le lieu du secrétariat.
Le Conseil
peut révoquer cette délégation à tout moment.
6. RÉUNIONS
DU CONSEIL
6.01 Avis.
Les réunions du Conseil d’administration devront être convoquées par le(la)
président(e) et tenu au moment et au lieu qu’il aura déterminé. Il(Elle) devra
convoqué une réunion si deux directeurs le demandent. Il(Elle) aura quatorze
jours pour ce faire au lieu de quoi, deux directeurs pourront eux-mêmes
convoquer une réunion. L’avis de convocation devra être reçu par chacun des
administrateurs au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion,
et devra être envoyé à la dernière adresse connue de façon à ce que l’avis de
convocation soit reçu, en calculant le délai normal de livraison, à cette
adresse cinq jours ouvrables avant la date prévue de ladite réunion.
6.02 Assemblée
annuelle. À moins que le(la) président(e) entrant(e) en est décidé(e)
autrement, il devra y avoir une réunion du nouveau Conseil élu suivant
l’Assemblée générale annuelle, au moment et au lieu déterminé par le(la)
président(e).
6.03 Lieu.
À moins d’avis contraire du Conseil, les réunions du Conseil se tiendront au
secrétariat de l’Association.
6.04 Quorum.
Le quorum des réunions du Conseil sera la majorité des administrateurs. Le
quorum devra se maintenir tout au long de la réunion.
6.05 Vote.
Tous les administrateurs, incluant le(la) président(e) de la réunion, a un
vote. Les décisions du Conseil seront approuvées à majorité simple. Dans le cas
d’un vote égal, le(la) président(e) de la réunion ne peut voter mais pourra le
faire s’il(elle) s’est déjà abstenu(e).
6.06 Participation
par d’autres moyens. Avec le consentement de la majorité du Conseil, une
réunion pourra être tenue en conférence téléphonique ou par d’autres moyens
électroniques.
6.07 Proposition
écrite. Une proposition écrite, signée par tous les administrateurs
éligibles à voter sur un sujet donné à une réunion de l’exécutif aura la même
portée et les même effets que si elle avait été présentée à une réunion dûment
convoquée à cet effet.
7.
DIRECTION
7.01 Direction.
Les membres du Bureau de direction de l’Association seront le(la) président(e),
le(la) vice-président(e), le(la) secrétaire-trésorier(ère), les
représentant(e)s régionaux et le(la) secrétaire exécutif(ve).
7.02 Durée
du mandat. Les membres du Bureau de direction pourront occuper leur fonction
plus d’un mandat si les membres votent en ce sens à l’Assemblée générale
annuelle.
7.03 Élection
des membres du Bureau de direction. Immédiatement après l’élection des
membres du Bureau de direction, les membres de l’Assemblée générale annuelle, à
majorité simple éliront, parmi les membres du Conseil d’administration, les
postes des membres du Bureau de direction qui n’auront pas été comblés,
7.04 Fin
du mandat et postes vacants. Les membres du Bureau de direction de
l’Association devront demeurer en fonction jusqu’à ce que leurs successeurs
soient élus ou nommés. Le Conseil peut combler, parmi ses membres, tout poste
devenant vacant entre les Assemblées générales annuelles.
7.05 Pouvoirs
et devoirs. En accord avec la présente constitution, les pouvoirs et
fonctions des membres du Bureau de direction de l’Association seront déterminés
dans le temps par le Conseil.
7.06 Président(e).
Le(la) président(e) sera le(la) directeur(trice) général(e) de l’Association. À
moins de ne pouvoir le faire, il servira à titre de président(e) d’assemblée à
toutes les réunions du Conseil et des membres de l’Association.
7.07 Vice-président(e).
Le(la) vice-président(e) a normalement la responsabilité de la planification du
colloque de l’ACERS. Si, en quelques occasions, le(la) président(e) est dans
l’impossibilité d’exercer ses fonctions, le(la) vice-président(e) devra assumer
les pouvoirs et s’acquitter des tâches du(de la) président(e).
7.08 Secrétaire-trésorier(ère).
Le(la) secrétaire-trésorier(ère) aura la responsabilité de l’administration
générale des finances de l’Association.
7.09 Secrétaire-exécutif(ve).
Le(la) secrétaire exécutif(ve) sera nommé(e) par le(la) président(e), sur
approbation du Conseil. Le(la) secrétaire exécutif(ve) devra faire rapport au(à
la) président(e) et sera responsable de la gestion efficace et efficiente du
secrétariat, de l’administration courante des affaires de l’Association selon
les directives du(de la) président(e), au nom du Conseil et offrira son support
aux autres affaires du Conseil comme requis par ce dernier.
7.10 Représentant(e)s
régionaux. Il y aura normalement un(e) représentant(e) régional(e) pour
chacune des régions suivantes : l’Atlantique, Québec, la région de la
Capitale nationale, Ontario, les provinces des Prairies et la
Colombie-Britannique.
7.11 Autres
membres du Bureau de direction. Il devra y avoir au moins un gestionnaire
pour le site Internet de l’ACERS. Celui-ci sera membre de droit du Conseil.
8.
NOMINATIONS
8.01 Comité
de nomination des candidatures. Chaque année, le Comité de nomination des
candidatures consistera en un(e) président(e) de comité et de deux à quatre
autres membres désignés par le Conseil. La présidence sera occupée par le(la)
président(e) sortant(e) immédiat(e) ou, si le(la) président(e) sortant(e) ne
peut occuper la présidence, le(la) président(e).
8.02 Liste
des candidats. Le Comité de nomination des candidatures préparera une liste
de candidat(e)s pour l’élection des administrateurs et des membres du Bureau de
direction à l’Assemblée générale annuelle. La liste des candidatures devra être
représentative, autant que possible, des provinces et régions du Canada. Le
Comité de nomination des candidatures devra faire rapport de sa liste
provisoire de candidat(e)s au Conseil, pour approbation par une majorité simple
de ses membres. Le Conseil devra inclure cette liste avec l’avis de convocation
à l’Assemblée générale annuelle. L’avis devra inclure les procédures par lequel
des candidats additionnels pourront être nommés à l’élection des administrateurs
et des membres du Bureau de direction.
8.03 Changements
dans la liste. L’élection des administrateurs et des membres du Bureau de
direction sera valide nonobstant que la liste des candidats préparée par le
Comité de nomination des candidatures et envoyé avec l’avis de convocation de
l’Assemblée générale annuelle est inévitablement incomplète ou sujet à
changements avant l’assemblée.
8.04 Autres
nominations. Sauf contraire à la constitution, les candidats à l’élection
des administrateurs et des membres du Bureau de direction peuvent être nommés
par tout membre de l’Association, par écrit cinq jours ouvrables avant
l’Assemblée générale annuelle, ou durant l’Assemblée.
9. MEMBRES
9.01 Catégories.
L’Association sera composée de membres réguliers et de membres honoraires.
Seulement les membres réguliers ont le droit de vote.
9.02 Membres
réguliers. Quiconque paie les frais d’inscription en vigueur pour l’année
courante sera un membre régulier.
9.03 Membres
honoraires. Le Conseil ou les membres, à une réunion des membres, peut
conférer une adhésion honoraire à toute personne qui, selon leur opinion,
mérite un tel honneur.
9.04 Frais
de cotisation. Les frais de cotisation annuels pour l’adhésion régulière à
l’Association seront déterminés par les membres à l’Assemblée générale
annuelle. L’adhésion sera payable annuellement en-deçà de trente jours sur
réception de l’avis d’autorisation du Conseil et dans tous les cas avant
l’Assemblée générale annuelle de l’Association.
9.05 Révocation
des membres. Une réunion générale des membres peut, par résolution adoptée
par au moins les deux tiers des membres présents, mettre fin à l’adhésion d’un
membre pour une raison qui, selon l’avis des membres présents à la réunion,
justifie une telle action.
10. ASSEMBLÉE
GÉNÉRALE DES MEMBRES
10.01 Assemblée
générale annuelle. L’Assemblée générale annuelle de l’Association devra se
tenir en un lieu, une date et une heure déterminés par le Conseil, et dans tous
les cas avant l’expiration du délai de dix-huit mois depuis la dernière
Assemblée générale annuelle.
10.02 Ordre
du jour de l’Assemblée. L’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle
inclura :
a.
La
réception et l’approbation de l’état financier de l’année précédente et le
budget pour l’année subséquente;
b.
L’élection
du Conseil parmi les candidats nommés par le Comité de nominations des
candidatures ou par tout autre membre; et
c.
Le
traitement de toutes autres questions comme il se doit devant l’Assemblée
générale annuelle.
10.03 Plébiscites.
S’il est considéré qu’une décision d’adhésion est requise entre les Assemblées
générales annuelles, le Conseil peut mener un plébiscite par la poste ou par
tout autre moyen électronique parmi les membres réguliers de l’Association.
10.04 Plébiscites
demandés par les membres. Vingt-cinq membres ou plus peuvent demander au(à
la) président(e) de mener un plébiscite parmi les membres réguliers, sur une
quelconque question ou des questions telles qu’inscrites dans la requête, les
coûts devant être défrayés par les requérants. La présidence devra, en
consultation avec le Conseil, mener le plébiscite en-deçà de trente jours après
réception de la requête.
10.05 Avis
de convocation. Un avis de convocation des membres devra être envoyé aux
membres détenant le droit d’assister à l’Assemblée, soit en envoyant l’avis par
écrit à l’adresse du membre comme elle apparaît dans le registre de
l’Association. L’avis de convocation devra inclure les procédures pour demander
que des avis de motions soient discuter à la réunion.
10.6 Irrégularités
dans l’avis de convocation. Une assemblée des membres sera jugée valide en
dépit de toute irrégularité dans l’avis de convocation, de toute incapacité
accidentelle de fournir un avis à un membre ou par le fait qu’un avis ne se
soit pas rendu à un membre.
10.7 Présidence
de l’Assemblée. Le(la) président(e), ou en son absence, le(la)
vice-président(e), présidera l’assemblée des membres. En l’absence du(de la)
président(e) ou du(de la) vice-président(e), les membres présents peuvent
choisir un(e) président(e) d’assemblée parmi eux. Le(la) président(e) d’une
assemblée des membres peut voter comme membre, mais dans le cas d’un vote égal,
ne pourra exercer son vote.
10.8 Quorum.
Le quorum à une assemblée des membres consistera en 10 membres présents lors du
début de la réunion.
10.09 Poursuite
de l’Assemblée. Si le quorum n’est pas constitué en-deçà de 30 minutes
après l’heure prévue du début de la réunion, alors la réunion pourra procéder
avec les membres présents à ce moment. Dans le cas où le nombre de membres présents
tombent en-deçà de 15 personnes durant la réunion, la réunion sera considérée
comme ayant atteint quorum en ce qui a trait à toutes les questions.
10.10 Avis
de motion. Exception faite de ce qui est inscrit dans la Constitution, une
motion peut être soumise à une réunion des membres seulement si le Conseil en a
été informé par écrit, au moins cinq jours ouvrables avant la réunion. Le
Conseil fera tous les efforts raisonnables pour communiquer, le plus tôt
possible avant la tenue de la réunion, l’avis de motion à tous les membres qui
seraient susceptibles d’être présents à la réunion.
10.11 Exemption
d’avis. Une motion pour laquelle un avis n’a pas été donné suivant la
procédure de la Constitution pourrait être soumise et votée à la réunion si la
majorité des membres présents sont d’accord.
10.12 Vote.
Toute question requérant un vote à une réunion des membres sera soumise à un
vote à main levée, à moins qu’un vote par scrutin soient requis ou que le(la)
président(e) d’Assemblée juge nécessaire un vote par scrutin. Une déclaration
du(de la) président(e) de l’Assemblée que la résolution a été acceptée ou
rejetée est une preuve concluante et il ne sera pas nécessaire de présenter le
nombre ou le pourcentage de votes enregistrés pour ou contre la résolution.
10.13 Vote
par scrutin. Un vote pourra être tenu à la discrétion du(de la)
président(e) de l’Assemblée, ou à la demande d’une majorité de membres
présents. Chaque scrutin comprendra le nom du membre et son vote.
11. SITE
INTERNET.
11.01 Site
Internet. L’ACERS maintiendra un site Internet, conformément aux objectifs
de l’Association.
11.02 Administrateur
du site. Il devra y avoir au moins un administrateur du site. Elle ou il
sera en fonction normalement pour un mandat de deux ans. L’administrateur du
site est nommé par le Conseil et sera un membre de droit du Conseil à moins
d’être déjà un membre élu du Conseil. L’administrateur(trice) du site préparera
un bref rapport annuel devant être soumis à l’Assemblée générale annuelle.
11.06 Politique
du site. L’administrateur du site Internet de l’ACERS administrera le site
Internet. Le site Internet est un outil de l’Association et sert à promouvoir
ses objectifs. Les membres du Conseil d’administration ont la responsabilité
collective de surveiller le contenu du site dans l’intérêt des membres de
l’Association.
12. ANNÉE
FINANCIÈRE
12.01 Année
financière. L’année financière de l’Association se terminera le 30 avril de
chaque année du calendrier.
12.02 Vérificateur(trice)
des comptes. La nomination de vérificateurs(trices) peut être annulée par
une motion dûment approuvée à une assemblée générale annuelle.
13.
CONTRATS ET OPÉRATIONS BANCAIRES
13.01 Contrats.
À moins de décision contraire, tout contrat ou autre document requérant la
signature de l’Association peut être signé par un membre du Bureau de
direction, si la signature d’un tel document entre dans l’exercice régulier de
ses fonctions. Le Conseil peut, en général ou de façon spécifique, autoriser
tout autre personne à signer tout document, au nom de l’Association.
13.02 Lettres
de change. Les chèques ou tout autre instrument négociable rédigés,
acceptés ou endossés au nom de l’Association, ou toute autorisation à une
institution financière de faire un transfert de fonds à un tiers parti, doit
être signé par le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la)
secrétaire-trésorier(ère) ou tout autre personne autorisée par le Conseil.
14.
MODIFICATION DE LA CONSTITUTION
14.01 Abrogation
ou modification. La Constitution peut être abrogée ou modifiée par une
majorité des deux tiers des membres votant sur une abrogation ou une
modification à une Assemblée générale annuelle, considérant qu’un avis de cette
abrogation ou de cette modification a été donné dans l’avis de convocation à
cette assemblée. Dix membres ou plus peuvent demander au Conseil d’inclure dans
l’avis de convocation de l’Assemblée générale annuelle une proposition
d’abrogation ou de modification à la Constitution. Un tel avis peut être envoyé
par la poste ou par tout autre moyen électronique.
La
Constitution originale date du 28 février 1989.
Amendement
1 : Constitution amendée à l’Assemblée générale annuelle de Toronto, le 12
juin 1999.
Amendement
2 : Constitution amendée à l’Assemblée générale annuelle de Vancouver, le
18 octobre 2003.